Politique de confidentialité

1. Déclaration

Nous, Comptabilité TI 360 inc., prenons l’engagement d’assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous nous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous bénéficiez de nos services ou visitez notre site web. La présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer, en des termes clairs et transparents, des renseignements personnels que nous recueillons, ainsi que de la façon dont ils sont utilisés, communiqués et conservés, le tout dans le respect du Code civil du Québec, de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé et de ses règlements d’application, ainsi que du Code de déontologie des comptables professionnels agréés.

2. Renseignements personnels recueillis

Au sens de la Politique, on entend par « renseignement personnel » tout renseignement concernant une personne physique permettant, directement ou indirectement, de l’identifier. Dans le cadre de vos interactions avec nous, que ce soit pour bénéficier de nos services, dans le cadre d’un processus d’embauche ou lorsque vous visitez notre site web, les renseignements personnels que nous recueillons peuvent inclure, notamment, les éléments suivants :

• Vos renseignements d’identification (prénom, nom, identité de genre, date de naissance, numéro d’assurance sociale, copie d’une pièce d’identité, adresse postale, adresse courriel et numéro de téléphone);
• Tout renseignement financier, professionnel, bancaire, familial, de santé ou psychologique nécessaire à la prestation des services que vous requérez de notre cabinet;
• Vos renseignements professionnels, notamment ceux figurant habituellement dans un curriculum vitae, tels que vos diplômes et expériences professionnelles antérieures;
• Les données issues des fichiers témoins (ci-après « cookies ») de votre navigateur, liées à votre utilisation de notre site web, telles que votre adresse IP, votre identifiant, la langue de correspondance, la date et l’heure de vos visites, ainsi que les pages consultées.

3. Collecte de vos renseignements personnels

Nous nous engageons à collecter uniquement les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement de notre mandat auprès de vous, que ce soit pour des services offerts à votre entreprise, la préparation ou la révision de déclarations d’impôts personnels, une représentation ou un accompagnement dans le cadre d’un litige, un processus d’embauche, ou lors de votre consultation de notre site web. Les renseignements personnels que nous recueillons sont obtenus auprès de vous, avec votre consentement (voir la section 7 de la Politique). Il est également possible que nous recueillions des renseignements personnels auprès d’un tiers, mais uniquement si cela est nécessaire à la réalisation du service pour lequel vous nous avez mandatés, et toujours avec votre consentement. La collecte de vos renseignements personnels peut se faire en personne, par courriel, par téléphone, via l’utilisation de notre site web ou par un lien sécurisé pour les renseignements personnels sensibles.

4. Utilisation de vos renseignements personnels

Les renseignements personnels que nous recueillons sont utilisés uniquement aux fins communiquées au moment de leur collecte ou pour toute autre fin permise ou requise par les lois applicables à la province de Québec (ci-après désignées la « Loi »). De plus, seuls les membres de notre personnel (fiscalistes, avocat(e)s et personnel de soutien) nécessitant l’accès à vos renseignements dans le cadre des services que vous avez requis pourront y accéder. Tous nos professionnels sont tenus de respecter leur secret professionnel, lequel s’applique également au personnel de soutien.

Nous utilisons vos renseignements personnels pour :

4.1. Constituer et mettre à jour votre dossier client

Vos renseignements personnels nous permettent de constituer et de maintenir à jour votre dossier. Ils nous permettent également de vous contacter pour, par exemple, vous transmettre des documents, planifier un rendez-vous ou répondre à vos demandes d’information. Nous nous engageons à ne pas vous contacter ni vous solliciter, à moins que cela ne soit nécessaire pour les services que vous avez requis ou requis par la Loi.

4.2. Prodiguer les services pour lesquels vous nous avez mandatés

Nous collecterons certains renseignements personnels nécessaires à l’exécution du mandat pour lequel vous avez sollicité nos services. Seules les informations pertinentes à ce mandat seront recueillies et conservées dans votre dossier ainsi que celui de votre entreprise, le cas échéant. Vous avez le droit de ne pas partager certains de vos renseignements personnels, même s’ils pourraient être jugés nécessaires pour garantir la qualité de nos services. Dans ce cas, nous nous réservons le droit de refuser de réaliser votre mandat si cela entrave notre capacité à respecter nos obligations déontologiques.

4.3. Vous embaucher comme employé

Si vous choisissez de nous transmettre vos renseignements personnels dans le cadre d’un processus d’embauche, ceux-ci seront exclusivement utilisés pour cette fin. Que vous ayez répondu à un appel à candidatures de notre part ou soumis votre candidature de manière spontanée, vos informations ne seront utilisées que pour évaluer votre candidature et, si nécessaire, pour vous contacter

4.4. Vous assurer une expérience optimale lors de la consultation de notre site web

Notre site web utilise des cookies. Un cookie est un élément d’information qui est sauvegardé sur votre ordinateur dans le but d’identifier votre navigateur pendant votre interaction avec notre site web. Nos prestataires de services utilisent des cookies, et ces derniers peuvent être sauvegardés sur votre ordinateur lorsque vous visitez notre site web. Nous utilisons des cookies pour :

• Vous identifier lorsque vous visitez notre site web ;
• Nous aider à gérer le contenu de notre site web ;
• Aider les créateurs de notre site web à gérer le contenu lors de l’organisation et de la mise à jour de ce dernier ;
• Sauvegarder des informations sur vos préférences et personnaliser notre site web pour vous ;
• Nous aider à analyser l’utilisation et les performances de notre site web et de nos services ;
• Gérer la promotion de nos services afin de susciter l’intérêt et l’engagement.

Si vous ne souhaitez pas que des cookies soient utilisés, les options de votre navigateur peuvent être configurées pour les refuser ou les supprimer.

5. Communication des renseignements personnels

Nous nous engageons à ne pas communiquer vos renseignements personnels, à moins que vous y consentiez ou que la loi nous y autorise. Nous nous assurons que chacune de nos communications de renseignements personnels avec une personne externe à notre cabinet est faite en utilisant les moyens sécuritaires requis, selon la sensibilité des renseignements personnels communiqués. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels dans les situations suivantes :

5.1. Communication à des tiers avec votre consentement

Dans le cadre des services que nous vous rendons, la communication de certains de vos renseignements personnels à des tiers est possible. Il peut être question de communication avec certains de vos professionnels (juristes, comptables, fiscalistes, etc.), des membres de votre famille (conjoint(e), enfants, etc.) ou certains de vos collègues ou employé(e)s. Votre consentement sera obtenu avant une telle communication (voir la section 7 de notre Politique à cet effet). De plus, seuls les renseignements personnels nécessaires à l’accomplissement de notre mandat leur seront transmis. De plus, à votre demande, nous pourrions communiquer votre dossier à un autre cabinet. Une telle communication n’aurait lieu qu’à votre demande expresse et en utilisant des moyens de communication assurant la sécurité des renseignements personnels transmis.

5.2. Communication à des prestataires de services

Dans le cadre des services que nous vous rendons, il est possible que vos renseignements personnels soient communiqués à certains de nos prestataires de services, tels que nos fournisseurs en matière d’hébergement, de traitement et de gestion de nos données et informations. De plus, notre personnel en comptabilité pourrait avoir accès, lorsque requis, à des renseignements personnels en notre possession. Aucun de nos prestataires de services n’est cependant autorisé à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels que nous détenons à leurs propres fins commerciales ou autres. Ces communications à des personnes externes à notre cabinet se font en conformité avec les exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

5.3. Communication requise par la loi

Il est également possible que nous ayons à communiquer vos renseignements personnels si la loi nous l’exige. Cela pourrait notamment être le cas si nous recevons une ordonnance d’une autorité compétente nous l’exigeant ou un mandat de perquisition en ce sens. Si une telle situation se produit, il est dans nos pratiques internes d’obtenir les recommandations de nos conseillers juridiques avant de communiquer ou non vos renseignements personnels.

5.4. Communication à l’extérieur du Canada

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à l’extérieur du Canada. Cependant, les tiers ou nos prestataires de services à qui nous communiquons vos renseignements personnels pourraient communiquer ces derniers à l’extérieur du Canada, notamment à des fins de sauvegarde et de conservation. Toutefois, nous nous assurons de faire affaire avec des tiers et des prestataires de services qui respectent la loi et dont les communications de renseignements personnels à l’extérieur du Canada s’y conforment.

6. Conservation de vos renseignements personnels

Nous conservons vos renseignements personnels aussi longtemps qu’ils seront nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sous réserve des exigences législatives, professionnelles et déontologiques concernant la conservation de certains types de documents ou informations.

7. Votre consentement

Nous veillons à ce que vous compreniez à quelles fins nous utilisons ou communiquons vos renseignements personnels, et ce, afin d’obtenir un consentement éclairé de votre part. Votre consentement à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels peut être explicite ou implicite, mais nous nous assurons toujours de nous conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en la matière. En requérant nos services ou en consultant notre site web, vous consentez implicitement à nous transmettre les renseignements personnels vous concernant nous permettant de vous donner les services que vous désirez ou de vous assurer une expérience optimale lorsque vous naviguez sur notre site web. À moins que la Loi ne prévoie autrement, vous pouvez, en tout temps, retirer votre consentement à la communication ou l’utilisation de vos renseignements personnels, et ce, en communiquant avec notre responsable de la protection des renseignements personnels identifié et dont vous trouverez les coordonnées à la section 10 de la présente Politique. Dans certains cas, le retrait de votre consentement pourrait affecter les services qui pourraient vous être offerts ou les fonctionnalités de notre site web. Si une telle situation devait se produire, notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’assurera de vous expliquer les implications que pourrait avoir le retrait de votre consentement, afin que vous puissiez prendre une décision éclairée. Nous nous réservons le droit de cesser de vous offrir nos services si le retrait de votre consentement à l’utilisation ou à la communication de vos renseignements personnels nous empêche de donner les services requis, et ce, dans les règles de l’art exigé par notre profession et notre code de déontologie.

8. Nos mesures de sécurité

Nous suivons les normes qui sont généralement appliquées et reconnues en matière de sécurité de l’information, afin d’assurer la protection des renseignements personnels que nous détenons. Nous maintenons des mesures de sécurité physiques, organisationnelles, contractuelles et technologiques pour protéger vos renseignements contre une destruction accidentelle ou non conforme à la Loi, une perte accidentelle, une modification, une divulgation ou un accès non autorisé, un mauvais usage ou toute autre forme illégale de traitement des renseignements personnels en notre possession. Nous prenons des mesures pour que seules les personnes autorisées qui ont besoin de connaître vos renseignements personnels, ou dont les fonctions exigent raisonnablement de les connaître, y aient accès. Malgré les mesures décrites ci-dessus, aucune méthode de transmission ou de conservation de l’information n’est complètement sécuritaire. Il nous est donc impossible de garantir la sécurité absolue de vos renseignements personnels. Si vous avez des raisons de croire que vos renseignements personnels ont été compromis, veuillez contacter notre Responsable à la protection des renseignements personnels immédiatement en utilisant les coordonnées prévues à la section 10 de la présente Politique.

9. Vos droits à l’égard de vos renseignements personnels

Dans certaines circonstances et conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, vous disposez de certains droits à l’égard de vos renseignements personnels. Ces derniers sont les droits suivants :

• Le droit d’accès à vos renseignements personnels. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous pouvez être informé de l’existence, de l’utilisation et de la communication de vos renseignements personnels et vous pouvez avoir accès à ces derniers dans le délai légal prévu de 30 jours. Vous pouvez également demander que vos renseignements informatisés soient communiqués sous la forme d’une transcription écrite et intelligible. Conformément à la Loi des frais raisonnables peuvent vous être exigés afin d’obtenir une copie des renseignements personnels que nous détenons et qui vous concernent;
• Le droit de faire rectifier vos renseignements personnels. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de faire rectifier, modifier et mettre à jour les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet, s’ils sont incomplets, périmés ou inexacts;
• Le droit de retirer votre consentement. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de retirer ou modifier votre consentement à la communication ou à l’utilisation de vos renseignements personnels en tout temps. Comme mentionné à la section 7 de la présente Politique, notre Responsable de la protection des renseignements personnels s’assurera de vous expliquer les impacts qu’un tel retrait pourrait avoir sur les services qui vous sont rendus par notre cabinet;
• Le droit à la désindexation de vos renseignements personnels. Sur demande écrite à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, vous avez le droit de nous demander de cesser de diffuser vos renseignements personnels et de désindexer tout lien rattaché à votre nom qui donne accès à ces renseignements si cette diffusion contrevient à la Loi ou à une ordonnance judiciaire. Soyez cependant informé que nous n’utilisons pas vos renseignements personnels à cette fin.
• Le droit de porter plainte à la Commission d’accès à l’information. Si vous considérez que notre cabinet n’a pas respecté vos droits en matière de protection de vos renseignements personnels, vous avez le droit de déposer une plainte auprès de Commission d’accès à l’information.

10. Responsable de la protection des renseignements personnels

Pour toute question, préoccupation à l’égard de cette Politique ou au sujet de la protection de vos renseignements personnels, pour exercer vos droits ou pour déposer une plainte, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées suivantes :

Philippe Banville, CPA auditeur
Responsable de la protection des renseignements personnels
500 – 825 Lebourgneuf
Québec (Québec) G2J 0B9
Téléphone : 877-627-4447
Courriel : pbanville@comptabiliteti360.ca

Lorsque vous adressez une demande à notre Responsable de la protection des renseignements personnels, il est important de fournir suffisamment de détails pour nous permettre d’identifier les renseignements auxquels vous souhaitez accéder ou que vous souhaitez faire corriger, le cas échéant. Il est possible que nous vous demandions de vérifier et confirmer votre identité avant de répondre à votre demande.